(12) Backup Strategie und Cloud Datenspeicher

Was wollen wir?

Wir wollen Sicherheit für unsere Daten, einmal Redundanz (eine Festplatte geht kaputt) und einmal Backup um alte Daten wiederherzustellen (die Word Datei von letzter Woche enthielt wichtige Daten die man überschrieben hat)

Warum wollen wir das?

Tagtäglich sammeln sich hunderte und tausende Daten an, teilweise automatisch (Bilder in der Cloud), teilweise müssen wir manuell nachhelfen (Backup eines Hardware Gerätes).

Vorweg: Jede Backup Strategie richtet sich nach den persönlichen Bedürfnissen, Schwerpunkten und auch nach den zu sichernden Daten. Dabei ändern sich die Strategien im Laufe der Zeit, sei es weil es andere Möglichkeiten gibt, oder sei es das Software oder Hardware sich verändert haben.
Ich habe schon immer viel Wert auf Datensicherheit gegeben, immer wieder mal Backups gemacht und auch mit RAID Systemen gearbeitet. Nachdem mir vor mehr als 20 Jahren aber mal durch einen Blitz Einschlag ein Teil sehr wichtiger Daten verloren gingen, musste hier technisch aufgerüstet werden.
In den letzten Jahren wurde dies immer mehr verfeinert, teilweise auch durch externe Lösungen, aber generell kostet Datensicherheit immer Geld, dies muss einem Bewusst sein. Sei es ein Cloud Dienstleister oder eine externe Festplatte zur Datensicherung.

Irgendwann im Apple Universum gelandet lernt man auch die unkomplizierte Art lernen und lieben nach dem Motto: besser wenig Möglichkeiten aber es funktioniert als viele Möglichkeiten mit vielen Fehlerquellen. Die Beispiele beziehen sich hier also sehr oft auf das Apple Universum, genauso wie der Einsatz einer Synology NAS. Die Umsetzungen funktionieren aber meist auch mit anderen Herstellern und auch zb QNAP bietet gute NAS und auch Android bietet Cloud Speicher an. Wer allerdings in einem Umfeld bleibt sieht schnell das gleiche Geräte Marken besser miteinander kommunizieren als Marken übergreifend. Je mehr unterschiedliche Typen und Betriebssysteme man einsetzt umso größer wird der Aufwand die richtige Strategie zu bestimmen.
Deshalb sollte vor jeder Strategie eine Bestandsaufnahme stehen.

Nicht zu vergessen sind eigene Lösungen wie TrueNAS oder FreeNAS womit man sich selber sehr gute NAS bauen kann.

Wer seine 200 Blue Rays und 1000 Musik CD sichern möchte hat ganz klar andere Prioritäten als der Streaming Dienst Nutzer mit online Video Rekorder.

Hier sieht man auch sehr deutlich wie schnell sich Strategien ändern können. Hatte ich vor ein paar Jahren noch einen Sat2Net Wandler für 4 Parallele Satelliten streams ins Netzwerk mit Plex Server um von dem Apple TV Aufnahmen abzuspielen und dem Synology Programm DVB Logic zur automatischen Aufnahme von Fernsehprogrammen installiert, läuft heute auf meinem Apple TV nur noch Netflix, Sky Serien und Zatoo TV welches meine Satellitenschüssel quasi in den Ruhezustand geschickt hat.

Mediatheken haben für eine ständige Abspielmöglichkeit gesorgt und damit auch ca. 15TB Datenspeicher überflüssig gemacht.

Hier liegt auch schon der entsprechende Hinweis: wo für benötige ich Tatsächlich ein Backup? Für die paar Familien Videos sicher noch interessant, aber sind es die 5TB gesammelten Musik Werke wert? Man hat ja immer noch die original CD in einem alten Karton verstauben und sowieso braucht man den mit Audio flatrate garnicht mehr. Hier tut es auch gut sich geregelt von alten Daten zu trennen!

Dabei muss man auch schauen wie viele Personen sind involviert, kann man die Daten von Frau und Mann noch zusammen verwalten und speichern, geht es spätestens bei Kindern los mit eigenen Daten und erst recht Bildern.

Und wie genau geht das?

Bestandsaufnahme Benutzer:

– eigene Familie: Ich, Frau, 1 Kind
– weitere Familienmitglieder denen ich Datensicherung über das Internet frei anbiete, dazu später mehr.

Bestandsaufnahme Hardware:

– Apple mobile Geräte wie IPads, IPhones, Apple TV

– Apple Macs: 2

– Windows 10 Geräte: 3 PC, genutzt wird eigentlich nur der vom Junior

– Linux: Verschiedene Server wie Proxmox, Ubuntu Laptop

– NAS: Synology, ein aktuelles NAS welches 24/7 läuft, ein Älteres welches nachts für eine Stunde anspringt um Datensicherungen entgegen zu nehmen.

Bestandsaufnahme Daten:

Bilder:

– Fotos werden hauptsächlich nur noch mit dem Handy gemacht. Digitale Spiegelreflex und Systemkamera ist noch vorhanden, geht aber maximal noch im Urlaub mit. Alle diese Daten werden zentral in der Apple Cloud geladen, also automatisch hochgeladen oder von anderen Quellen importiert.

Daten:

Daten sind für Familie vorhanden und bestehen hauptsächlich aus dem üblichen Office Dateien, gespeicherte PDF wie Rechnungen, Scans oder aber andere wichtige Daten

Software:

– Software und andere Downloads welche später noch einmal interessant sind

– Treiber und Benutzerhandbücher

Sicherungen:

– manuelle Sicherungen, hier finden sich sehr viele Sachen zum Smarthome, Linux Servern, Programmierung mit Arduino und co. Sei es eigene Scripte, Anleitungen, manuelle Daten Exporte oder Backups (nicht alles lässt sich automatisieren).

Medien:

Video und Audio. Wie oben beschrieben nur noch private Aufnahmen, alte digitalisierte Videoaufzeichnungen etc.

Notizen:

Früher war Evernote das Nonplusultra, leider für mich den falschen Weg eingeschlagen und das Abomodell zu hoch angesetzt, genauso wie einige Passwort Verwalter einfach zu teuer geworden sind, zumindest wenn es andere Alternativen gibt.

Heute verwende ich Synology Notes und Apple Notizen, beides sehr einfach zu verwendende Programmen.
Synology Notes bietet sich an um Webseiten zu clippen (abzuspeichern) oder um Daten zu sammeln und mit Freunden zu teilen. Zb gemeinsamer Urlaub planen oder Informationen zu treffen abzuspeichern.

Apple Notizen entwickelt sich immer mehr zum schnellen Speichern von Kurzinformationen oder aber Anleitungen und Ideen Sammlungen. So schnappt man mal irgendwann auf was einen interessiert und es wird mit dem Vermerk ‚Idee‘ abgespeichert. Später wenn ich sie umsetze wird dort jeder Schritt protokolliert und geprüft, weil ich festgestellt habe das es sehr viele Anleitungen gibt die für einen nicht funktionieren, sei es weil man andere Hardware oder Betriebssystem hat. So gibt es einige Ideen die noch nicht abgeschlossen wurden weil man nicht weiter kommt, wenn sie funktionieren werden sie als ‚Erledigt‘ im Titel abgespeichert. Wenn sie sehr gut sind werden sie angeheftet und gelangen vielleicht irgendwann auf diesen Weg in den Blog 😉

Passwörter:

Seht hierzu einfach meine andere Anleitung:

(8) Bitwarden – Ein Geheimnis für sich behalten

Mail Backup

Der Mailserver kann gut dafür genutzt werden alle seine Online Postfächer abzurufen und eine Kopie der mails auf der Synology zu speichern. Man kann auch regeln erstellen um Mails direkt in Unterordner einzusortieren. Mit dem Programm MailPlus hat man auch einen Webmail Zugriff um sich diese auch immer wieder anzuschauen.

Speicherorte:

Cloud

Daten überall auf allen Geräten verfügbar zu haben ist heutzutage einfacher wie nie. Dies geht durchaus auch mit den Synology Programmen Drive, oder CloudStation Server. Auch gibt es zahlreiche Online Cloud Systeme wie DropBox und Co.

Allerdings habe ich auch das Microsoft Office 365 (Family) Abo und dort gibt es für jedes Familienmitglied eine 1TB Cloud (OneDrive) dabei. Der Vorteil von OneDrive ist die Integration in Microsoft Office und die Tatsache das man auf jedem Client einfach entscheiden kann ob man etwas mit der Cloud synchronisieren möchte (und damit lokal offline) oder einzelne Dateien oder Ordner nur in der Cloud haben möchte. Die Dateien werden im letzterem Fall immer frisch aus dem Internet geladen, sind aber im Explorer oder Finder normal sichtbar (mit einem Wolkensymbol).

Einweiterer Vorteil: Auf der Synology kann ich alle Cloud Speicher einzeln mit jeweils seinem eigenem gemeinsamen Ordner auf der Synology synchronisieren lassen. Hiermit habe ich nicht nur eine weitere Redundanz erzeugt, sondern kann diese Daten auch Versionert als Backup speichern. Man hat somit auch später noch Zugriff auf bereits gelöschte Dateien oder ältere Versionen der Datei.

Synology 1

Dies ist der 24/7 NAS wo alles immer erreichbar sein muss.

Also werden hier gespeichert:

  • Gemeinsame Ordner für Netzlaufwerke wie Medien, Software, Video, Sicherungen von Programmen bzw. manuelle Speicherungen die in diese Kategorie fallen. Und alles andere was man gerne als Netzlaufwerk verfügbar haben möchte.
  • Cloud Synchronisationen, wie gerade vorher beschrieben, Ordner welche mit Online Cloud synchronisiert werden.
  • Apple Time Machine Backups (als einziges Laufwerk ohne Redundanz, die Gefahr das Daten und Backup gleichzeitig verschwinden sind gering, besser ist hier auf ein dezentralisiertes Backup zu setzen, falls man Angst hat, dass die Daten dadurch verschwinden könnten.
  • Active Backup for Business Sicherungen:
    • Ein kostenloses Tool um komplette PC´s mit Windows oder Linux, Server oder virtuelle Maschinen zu sichern. Dies funktioniert so gut, dass ich das Tool nutze auch andere Daten von Familie über das Internet zu sichern. Der Vorteil dieser Sicherung ist die Daten Deduplizierung, Wenn Dateien bereits durch einen anderen PC gesichert wurden, wird beim nächsten PC nur noch ein Verweis gespeichert. Somit kann man viele komplette Windows Rechner sichern ohne großen Datenspeicher zu verbrauchen. Für Windows Rechner benötigt man ein kleines Windows Tool was einmalig eingerichtet werden muss. Linux Rechner werden über RSync gesichert.

Synology 2

Die zweite Synology ist räumlich getrennt von der ersten und läuft nur wenige Stunden in der Nacht. Hier werden Backups der Synology1 mit dem Programm Hyper Backup gespeichert. Aber nur von den Daten wo es nötig ist. Hier muss man entscheiden welche Daten nur einmal gespeichert werden (Spiegelung) oder welche Daten mehrfach gespeichert werden sollen (versioniert).

  • Netzlaufwerke, die Daten sind nicht gesichert, nur redundant gespeichert.
  • Cloud Sync Laufwerke
  • Systemeinstellungen und Programme der Synology, wie zb das Active Directory, die Note Station oder aber eine Kopie des Mail Backup

Fazit

Wie man schnell erkennt gibt es die richtige oder falsche Backup und Speichermethode nicht, wichtig ist aber, das man sich im vornherein Gedanken zur Struktur macht und überlegt wann benötige ich welche Daten. Allzu leicht verschwendet man Speicherplatz mit zu gut gemeinter Datensicherung um am Ende den Überblick zu verlieren. Auch die falsche Art der Speicherung kann möglich sein, es empfiehlt sich hier sich selber feste Regeln aufzuerlegen wo was und wann gespeichert wird. Das Backup sollte möglichst im Hintergrund ohne viel zutun unsichtbar von statten gehen. Ab und zu sollte man aber auch hier Kontrollieren ob die Daten wie gewünscht gesichert werden und Speicher nicht unnötig voll läuft. Das Programm Hyper Backup bietet hier gute Möglichkeiten sich vorher warnen zu lassen.

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